Написано простыми словами и по делу: состав данных выписан из самой системы, а не из шаблона. Если после прочтения остался вопрос — задайте его, ответ будет таким же конкретным.
Название компании, страна и валюта учёта, а также фамилия, имя и рабочая почта того, кто регистрирует. Почта становится логином, и на неё уходит ссылка подтверждения.
Пока по ссылке не перешли, компания не создаётся: заявка лежит час и удаляется. Занятый адрес заявку не создаёт вовсе, и ответ формы при этом не меняется — иначе через неё можно было бы узнавать, кто в системе зарегистрирован.
О сотрудниках: имя, рабочая почта, должность, роль, признак активности и хэш пароля. Сам пароль не хранится и восстановлению не подлежит — только смена.
О входах: время, адрес подключения и браузер при попытке входа. Это нужно, чтобы вы заметили чужой вход и чтобы перебор пароля упирался в паузу.
О действиях: кто, когда и что изменил — в журнале. Записи из журнала не удаляются и не правятся: это его смысл. Из журнала видно, кто согласовал низкую маржу и кто разнёс платёж.
Внесённое вами: контакты клиентов, перевозчиков и водителей вы заводите сами. За законность их обработки отвечает ваша компания — система только хранит то, что вы в неё внесли.
Данные каждой компании изолированы на уровне базы данных, а не проверкой в коде: запрос сотрудника одной компании физически не может вернуть строки другой. Внутри компании видимость определяется ролью — бухгалтер и менеджер видят разное.
Письма (подтверждение регистрации, приглашение сотрудника, смена пароля) отправляются через почтовый сервер, указанный владельцем установки. Официальные курсы валют загружаются с сайтов центральных банков — туда уходит только запрос курса, никаких ваших данных.
Рекламных и аналитических счётчиков на сайте нет: ни одного стороннего скрипта на странице не подключается.
Одна cookie — ваша сессия после входа. Без неё система не может отличить вас от другого человека. В памяти браузера остаются только настройки вида: выбранное юрлицо, масштаб интерфейса, примеряемая роль. Ни то, ни другое не передаётся третьим лицам.
Данные компании хранятся, пока компания пользуется системой. Сотрудника можно заблокировать — он перестаёт входить, но его след в журнале остаётся: иначе история согласований и правок потеряет смысл.
Удаление компании целиком и выгрузку её данных запрашивайте по адресу ниже. Это делается руками и подтверждается ответным письмом.
Адрес для обращений владелец этой установки пока не указал. Спросите его у того, кто выдал вам доступ.
Это объяснение, а не утверждённый юридический документ. Оно описывает, как система устроена на самом деле, и владельцу установки нужно показать его юристу, чтобы формулировки отвечали требованиям страны, где компания зарегистрирована.